Część V. Przechowywanie i magazynowanie, które zwiększa wydajność gabinetu i wygodę pracy

Opublikowano dnia : 10.12.2024

Część V. Przechowywanie i magazynowanie, które zwiększa wydajność gabinetu i wygodę pracy.

Paweł Baziuk

Klasyczny system przechowywania, który opisywałem w ostatnim artykule, wykazuje szereg problemów. Jest bardzo skomplikowany i przeskalowany, a kompletowanie w nim materiałów i narzędzi trwa zbyt długo i jest nieintuicyjne. Do tego jest niedostosowany do sposobu pracy zespołu stomatologicznego i drogi w utrzymaniu. Jak można rozwiązać te problemy?

Omówienie rozwiązania

Porównując sposoby radzenia sobie z wyzwaniami przechowywania, zwracałem uwagę na to, na ile prosty i intuicyjny jest dany system. Wiedziałem też, że tak jak w przypadku omawianej problematyki podręcznej przestrzeni roboczej, musi być wsparciem, a nie kolejnym problemem, spowalniającym codzienną pracę. W końcu trafiłem na odpowiednie rozwiązanie.

System przechowywania i magazynowania, który proponuję, skupia się na dwóch aspektach. Pierwszym jest ustanowienie jednego magazynu – wspólnego dla wszystkich gabinetów. Drugim, utworzenie zestawów narzędzi i materiałów dla każdej konkretnej procedury. Takie zestawy są przechowywane we wspomnianym magazynie i wnoszone do gabinetu dopiero przed przyjęciem pacjenta.

Takie rozwiązanie jest stosowane w organizerach Zirc i omówię je na ich przykładzie, chociaż docelowo nie mam na myśli konkretnego produktu, a samą koncepcję.

Organizery dzielą się na dwa typy – wanienki i tace, które różnią się wielkością, więc są dostosowane do umieszczenia w nich różnorodnych elementów. Są zamykane i zawierają pomniejsze przegródki, pudełka i kasety na narzędzia, aby podczas ich użycia wszystkie elementy były posegregowane. Każdy z organizerów jest wyraźnie oznaczony kolorem, który w klinice jest skojarzony z daną procedurą. Przykładowo, kolor niebieski oznacza leczenie endodontyczne, więc w zestawie niebieska wanienka i taca znajdują się wszystkie materiały i narzędzia, które mogą być potrzebne do tej procedury. Oczywiście w magazynie może znajdować się kilka zestawów narzędziowych tego samego rodzaju, jeśli wiadomo, że jest to częsta procedura.

Czy to znaczy, że w gabinetach nie zostaje nic? Oczywiście, że nie. W gabinecie trzymamy materiały, takie jak rękawiczki, lignina, materiały jednorazowe dla pacjenta i znieczulenie. Zapas tych materiałów powinien wystarczyć na jeden dzień lub maksymalnie jeden tydzień roboczy. Warto zrobić też wyjątek dla narzędzi typowych dla gabinetu specjalistycznego np. narzędzia do chirurgii lub ortodoncji.

Ryc. 2. Przykładowa taca. Ryc. 3. Przykładowa wanienka.

Procedury i użytkowanie systemu

Procedura

Procedura korzystania z omawianego systemu jest dosyć intuicyjna, jednak musi być każdorazowo stosowana, aby system nie zatracił swojego sensu. Przejdę przez nią krok po kroku.

W trakcie rejestracji wizyty pacjenta zostaje wprowadzona informacja o celu wizyty, czyli o procedurze. Jeśli pacjent przychodzi z niezidentyfikowanym jeszcze problemem, nie jest to przeszkodą – omówię to w punkcie dotyczącym niespodziewanych procedur.

Przed wejściem pacjenta do gabinetu asysta wnosi do niego potrzebną wanienkę i tacę z narzędziami oraz materiałami jednorazowymi. Tacę z narzędziami rozkłada od razu na podręcznej przestrzeni roboczej, a tacę z materiałami na blacie mebli. W taki sposób wszystkie elementy są gotowe do użycia bezpośrednio z obszaru pracy i nie trzeba do nich wstawać. Narzędzia opuszczają kasetę wyłącznie podczas używania ich przy pacjencie, a po skończonej procedurze trafiają z powrotem do kasety, a następnie w zabezpieczonej tacy są przenoszone do sterylizatorni. Tam są do czyszczone i poddane sterylizacji, a następnie dokonujemy uzupełninia w magazynie (który może być zlokalizowany na końcu ciągu sterylizacyjnego). Tym samym mamy w każdym gabinecie taką samą procedurę dla całego personelu.

System oznaczeń

Aby organizery faktycznie stanowiły szybszą alternatywę dla klasycznego kompletowania materiałów, ich pobieranie musi być intuicyjne. Najłatwiej jest zastosować spójny system oznaczeń – niezależnie od tego czy będzie to kolor, liczba, skrót, czy symbol. W organizerach Zirc stosowane jest akurat oznaczenie kolorystyczne, jednak dla każdego systemu istotne będą dwie cechy: szeroki zakres oznaczeń, pozwalający na pokrycie każdego rodzaju procedury i widoczne na pierwszy rzut oka różnice między konkretnymi oznaczeniami. Dzięki temu asysta po wejściu do magazynu od razu wie, który zestaw pobrać i wie gdzie go odłożyć po sterylizacji. W poprzednim systemie personel musiał znać układ narzędzi i materiałów w każdym gabinecie z osobna, a teraz tylko w jednym magazynie.

Ryc. 4. Odległość w przypadku używania mobilnej tacy

Ryc. 5. Odległość w przypadku korzystania z tacki na wysuwanym blacie.

Niespodziewane procedury

Oczywiście nie zawsze wiadomo czy i jaka procedura będzie potrzebna. Dotyczy to chociażby pacjentów bez postawionej diagnozy, albo po prostu wystąpienia konieczności przeprowadzenia dodatkowej procedury. Są też sytuacje, gdy zwyczajnie zestaw upadnie na podłogę podczas przenoszenia, albo zostanie zrzucony. Co wtedy?

Po prostu asysta musi pobrać nowy zestaw. Zajmie to chwilę, nie ma potrzeby kompletowania nowych elementów i nikt nie stresuje się tą sytuacją. Nie trzeba również nic pożyczać z innych gabinetów, a więc nie ma problemu z obliczaniem stanów magazynowych dla gabinetów po takiej niespodziewanej sytuacji.

Zalety

Łatwiejsze zarządzanie magazynem i mniejsze wydatki

W omawianym systemie znacznie łatwiej jest kontrolować obieg materiałów i narzędzi w klinice. Po pierwsze, zmniejsza się ilość elementów – zarządzamy zestawami, a nie każdym instrumentem czy materiałem osobno. Oczywiście pozostaje kwestia elementów, które nie wchodzą w skład organizerów i pozostają w gabinetach, ale jest ich o wiele mniej niż wcześniej. Po drugie, zestawy są przechowywane tylko w jednym, zunifikowanym magazynie, więc kontrolujemy stan tylko w jednej lokalizacji, a nie w kilku zależnych od gabinetu systemach.

Zwiększa się też kontrola nad wydatkami. Materiały się nie przedawniają, bo są w ciągłym użyciu, ani nie gubią, bo są w jednym miejscu. Dodatkowo nie ma potrzeby multiplikowania ich na każdy gabinet z osobna. W poprzednim systemie ilość wydawanych materiałów dla każdego z gabinetów przerasta zapotrzebowanie. Wezmę za przykład krążki ścierne. Jeśli dla każdego gabinetu wydamy ich 100 sztuk, to w systemie widnieją jako zużyte, ale tak naprawdę nikt nie kontroluje jaka ilość została faktycznie użyta. Tej informacji można się doszukać dopiero podczas końcowego remanentu. Dodatkowo, nie ma potrzeby inwestycji w rozbudowaną zabudowę meblową w każdym gabinecie.

Szybsza praca

Wszystkie czynności związane z przygotowaniem do procedury są przeprowadzane sprawniej. Nie ma potrzeby szukania konkretnych elementów i ich kompletowania. Logistyka przed, w trakcie i po zabiegu, jest znacznie usprawniona, co wpływa również na wydajność pracy z pacjentami, a końcowo na to, że jesteśmy w stanie przyjąć więcej pacjentów niż przed wdrożeniem systemu.

O wiele łatwiej jest również wdrożyć personel. Wcześniej asysta musiała znać rozkład narzędzi i materiałów w każdym gabinecie z osobna i panujące w nich procedury. W przypadku wprowadzenia omawianego rozwiązania zespół w praktyce nie musi się uczyć żadnej procedury – musi tylko pobrać zestawy, a ich zawartość jest opisana bezpośrednio w magazynie. Dlatego pracownik może być wdrożony w system już pierwszego dnia, a nieprzewidziane sytuacje, jak nagłe rotacje w zespole, nie będą już takie problematyczne.

Lepsza atmosfera zespołu

Wymienione zalety redukują poziom stresu związany z przechowywaniem i logistyką. Chaotyczne sytuacje, które ostatnio omawiałem, jak nagłe poszukiwanie brakującego materiału, pożyczanie instrumentów z innego gabinetu, czy ogólna „bieganina”, przestają być problemem. Również po zabiegu asysta nie musi w pośpiechu porządkować wszystkiego w gabinecie, bo niedługo wchodzi kolejny pacjent. Po prostu przenosi zestaw do sterylizatorni i pobiera kolejny. To wszystko sprawia, że zespół odczuwa mniejszy stres, za to wzrasta poziom skupienia i spokoju, co przekłada się na mniejszą ilość błędów ludzkich.

Większe bezpieczeństwo

System zestawów pozwala na wiele sposobów zmniejszyć ryzyko infekcji krzyżowych. Materiały są przechowywane poza gabinetem czyli strefą skażenia aerozolem, a te które są podawane do zabiegu w wanience, są zabezpieczone pokrywą. Narzędzia znajdujące się w bezpiecznej dla rąk kasecie, chroniącej zarówno je same jak i operatora. Opuszczają ją wyłącznie podczas zabiegu i po użyciu trafiają znów do tej samej kasety. Następnie trafiają do termodezynfektora i są pakietowane oraz sterylizowane. Dzięki temu ryzyko ekspozycji zawodowej jest zredukowane. Natomiast dodatkowym benefitem wynikającym z mycia narzędzi w myjni i kasetach jest fakt, że mniej się zużywają, a dodatkowo kaseta chroni je przed uszkodzeniami mechanicznymi.

Korzystanie z zabudowy meblowej

Nie ma potrzeby rezygnacji z mebli, jednak powinny być dopasowane do nowego systemu pracy i przechowywania. Opisywałem wcześniej, że strefy pracy operatorów łączą się na godzinie 12. Aby umożliwić obojgu łatwy dostęp do mebla, właśnie w tym miejscu powinien się znaleźć. Przy takim rozwiązaniu asysta ma łatwy, niewymagający wstawania dostęp do blatu i do większości szuflad w jej strefie pracy. Jednocześnie taki mebel obsługuje omawianą tacę tworzącą podręczną przestrzeń roboczą. Jak w takim razie ułożyć te wszystkie elementy, aby stworzyć ergonomiczny system?

To zależy oczywiście od wymiarów tych elementów. Konsultując projekty naszych klientów, wypracowałem jednolite rozwiązanie, natomiast jest ono oparte na unitach XO, z którymi mam największe doświadczenie. W takim przypadku punkt montażowy unitu do podłogi powinien być oddalony od ściany za meblem o 265 cm. W przypadku mebla wyposażonego w omawianą w poprzednich artykułach tacę, będzie to 270 cm. Sama zabudowa meblowa w omawianym przypadku ma głębokość 50 cm i szerokość 200 cm, dzieląc się na cztery równe segmenty, w tym segment przeznaczony na zlew i kosze. Ze sprawnie działającym systemem zestawów i podręczną przestrzenią roboczą w postaci tacy, taka wielkość mebla we wdrażanych projektach była zupełnie wystarczająca. Natomiast jeśli Wasza zabudowa ma przykładowo 60 cm głębokości, nie będzie to oczywiście problemem – po prostu należy zaplanować punkt montażowy unitu o 10 cm dalej.

Dla pozostałych unitów, ze względu na brak punktu montażowego, należy wybrać inny punkt odniesienia. Często jest nim koniec zagłówka (chociaż przy wysuwanym zagłówku może stanowić to problem) i jego odległość od zabudowy meblowej oscyluje w okolicach 65-70 cm.

Ryc. 6. Propozycja zabudowy meblowej dostosowanej do omawianego systemu

Jak używać zabudowy meblowej, skoro nie są w niej przechowywane materiały i narzędzia? Jest to przestrzeń na elementy, które po prostu muszą być blisko, takie jak ulubione narzędzia czy materiały jednorazowe. Te ostatnie mogą być też umieszczone w dyspenserze nad blatem mebla. W meblu jest jedna szuflada na którą warto zwrócić szczególną uwagę – po otwarciu znajduje się na wysokości prawego kolana asysty, siedzącej na godzinie 3 – można do niej sięgnąć z wygodą zbliżoną do obsługi tacy. Dzięki temu ta szuflada staje się funkcjonalną przestrzenią przechowywania podręcznego i jeśli jest zabezpieczona hermetycznie, to właśnie tam sugeruję przetrzymywanie wanienki z materiałami używanymi do zabiegu. Aby po pobraniu materiałów zabezpieczyć je przed skażaniem, wystarczy po prostu zamknąć szufladę i wrócić do zabiegu.

Długofalowa oszczędność

Przedstawiane przeze mnie rozwiązanie, będąc bardziej funkcjonalnym jest również tańsze w długofalowym utrzymaniu. Zdaję sobie jednak sprawę, że początkowo będzie wymagało pewnego nakładu – należy kupić organizery i zainwestować w większą ilość narzędzi, a także opracować procedury i udoskonalić je w pierwszym okresie użytkowania. Jednak system spłaca się bardzo szybko dzięki argumentom wymienionym w tym artykule.