„Nigdy nie mów, że brak Ci czasu. Twój dzień ma dokładnie tyle samo godzin, co dzień Leonarda da Vinci, Einsteina, Pasteura i Matki Teresy.”
Jackson Brown Jr.
Planowanie czynności i wydarzeń w czasie (określanie swoich celów) pomaga ograniczać stres, działa motywująco i nadaje kierunek przyszłym działaniom, dzięki czemu łatwiej osiągnąć zadowolenie i podnieść poczucie własnej wartości.
Jak dobrze sformułować cel?
Pomoże nam w tym zasada SMART (ER), która określa cechy dobrze określonego celu:
S – specific (konkretny),
M – measurable (mierzalny, na przykład dwa kilogramy mniej w ciągu tygodnia),
A – achievable (osiągalny) – PUŁAPKA: często na liście czynności stawiamy sobie cele niemożliwe do zrealizowania!
R – realistic (realistyczny) – nawet jeżeli uprę się, aby zostać papieżem…, jest to po prostu nierealne,
T – time & cost oriented (zorientowany w czasie i kosztach) – bardzo często zapominamy o tym punkcie, wyznaczając nierealne terminy lub przyjmując niemożliwe do udźwignięcia koszty przedsięwzięcia,\
E – exciting (wyobraź sobie swoją radość po osiągnięciu celu…!),
R – recorded (zapisany) – najlepiej w widocznym dla siebie (ale i dla innych) miejscu, co stanowi dodatkową
motywację.
Kiedy mamy już określone cele, warto nadać im priorytet
Eisenhower, jeden z byłych prezydentów Stanów Zjednoczonych, opracował metodę zarządzania czasem, pozwalającą skoncentrować się na rzeczach ważnych i ignorować mniej ważne. To trochę jak odsiewanie ziarna
od plew.
Eisenhower podzielił kartkę papieru na cztery równe części i każdą z nich oznaczył numerami: I, II, III lub IV:
I – sprawy ważne i pilne Tutaj powinny się znaleźć sprawy naglące i pilne, przypominające „cieknący kaloryfer”, czyli do załatwienia na cito.
II‑ sprawy ważne i niepilne Do tej grupy spraw możemy zaliczyć na przykład podniesienie swoich kwalifikacji zawodowych. Jest to ważne, jednak nie aż tak istotne, aby rzucić wszystko i natychmiast wyjechać na szkolenia. Czynności te wymagają zaplanowania, przygotowania się do nich i łatwiej nimi zarządzać w czasie.
III – sprawy nieważne i pilne Zdania na temat zawartości trzeciej ćwiartki są podzielone… Niektórzy zaliczają do niej czynności rutynowe, takie jak zapłacenie rachunków czy wizytę u fryzjera. Z kolei inni – niektóre telefony, e‑maile lub niezapowiedzianą wizytę sąsiadki. Są to więc sprawy, na które trudno nam mieć wpływ.
IV – sprawy nieważne i niepilne Tutaj lądują „pożeracze czasu” i niektóre codzienne zajęcia.
Stosowanie macierzy Eisenhowera pozwala nadać wagę czynnościom i lepiej rozplanować je w czasie. W pierwszej kolejności powinniśmy się zająć ćwiartką nr I. Ćwiartka nr II to sprawy, które mogą poczekać i które możemy w łatwy sposób rozplanować długofalowo. Zadania z III ćwiartki diagramu (na które często nie mamy wpływu) powinniśmy wykonywać zaraz po czynnościach pilnych, natomiast czynności z IV ćwiartki (często) najlepiej wyrzucić do kosza i zapomnieć o nich.
Znajdź swój indywidualny styl zarządzania czasem!
- Pomocne mogą się tutaj okazać wyniki badań nad efektywnością człowieka. Naukowcy ocenili, że nasza efektywność osiąga szczyty pomiędzy godzinami 9:00 a 11:00 oraz 17:00 a 19:00. Być może warto więc wykonywać najtrudniejsze zadania właśnie w tym czasie?
- Reguła 60/40, która oznacza, że 60% czasu mamy rozplanowane, 20% czasu pozostawiamy na zdarzenia nieoczekiwane, a kolejne 20% na działania spontaniczne.
- „Czerwone” oraz „zielone” godziny, które możemy porównać do sygnalizacji świetlnej. Godziny „czerwone” – jestem niedostępny, pracuję lub odpoczywam, jest to czas TYLKO dla mnie, telefon zostaje wyciszony. Godziny „zielone” – przyjmuję pacjentów, odbieram telefony, jestem dostępny.
- Planowanie od końca, czyli po nitce do kłębka! Wyobraź sobie efekt, który chcesz osiągnąć, a następnie, krok po kroku wracaj do początku planu, wypisując czynności niezbędne do jego osiągnięcia.
- Wypisywanie wszystkich zadań – zwłaszcza w zawodzie stomatologa – jest niezwykle ważne. Warto poświęcić kilka minut na zaplanowanie zadań na kolejne dni i tydzień oraz na ich weryfikację. Zaprzyjaźnij się z kalendarzem! Podczas rejestracji pacjenta na konkretny termin warto oszacować ilość czasu przeznaczonego na jego przyjęcie (wartość zależna od przewidywanego leczenia). Czemu by, na przykład, nie zanotować obok nazwiska informacji „ubytek klasy II AOP ząb 27” lub „opracowanie i wycisk pod wkład k‑k, ząb 45”?
- Zachowaj dystans i nie panikuj! Niektóre kwestie nie są od Ciebie zależne. Nie możesz mieć kontroli nad całym światem (wiem, to irytujące…), ale zwykle istnieje jakieś wyjście awaryjne.
- Zawsze sprawdzaj, czego potrzebujesz do realizacji celu, tak aby nagle nie okazało się, że brakuje Ci masy wyciskowej albo skończyły się ampułki ze znieczuleniami.
Drogi Czytelniku, dobra robota! Dobrnąłeś do końca tekstu. Mam nadzieję, że 5 minut, które poświęciłeś na jego przeczytanie, skłoni Cię do chwili refleksji, a Twoim drugim imieniem przestanie być entropia.
